1. Despre această notă de informare

S.C. FACILITY ACCOUNT SRL, este o societate autorizata C.E.C.C.A.R. cu nr. 13187/2017, cu sediul în JUD. SUCEAVA, LOC. COMANESTI Nr. 155, CUI 37210737, înregistrată la Registrul Comertului cu nr. J33/377/2017, reprezentată prin Expert contabil MAIEREAN MIHAI ILIE, în calitate de Administrator. Mail: mihai.maierean@iconta24.com, contact@iconta24.com

În această notă de informare vă explicăm modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către FACILITY ACCOUNT SRL, (noi) și în care ne asigurăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.

Pentru scopurile acestei note de informare, SC FACILITY ACCOUNT SRL SRL este operator de date cu caracter personal. Puteți găsi mai sus informații cu privire la identitatea și datele noastre de contact.

Această notă conţine informaţii importante. Aşadar, vă încurajăm să acordaţi timpul necesar pentru a o citi în întregime şi cu atenţie şi să vă asiguraţi că o înţelegeţi pe deplin. Nu ezitaţi să ne comunicaţi orice nelămuriri aţi avea. Dorim să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră şi modul în care le protejăm.

Conţinutul acestei note de informare este pur informativ şi nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislaţia. Vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora.

Vă mulţumim pentru încrederea acordată serviciilor noastre şi modului în care lucrăm cu datele dumneavoastră.

2. Datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor: MAIEREAN MIHAI ILIE, tel: 0745 82 39 60, email: mihai.maierean@iconta24.com

3. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

FACILITY ACCOUNT SRL prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal:

-datele cu caracter personal in legatura cu care FACILITY ACCOUNT SRL este operatorul, deoarece determina scopul si mijloacele de prelucrare a acestora;

-datele cu caracter personal in legatura cu care FACILITY ACCOUNT SRL este persoana imputernicita, deoarece prelucreaza datele respective in numele clientilor sai, clienti ce determina scopul si mijloacele prelucrarii.

FACILITY ACCOUNT SRL prelucreaza datele cu caracter personal in conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul General privind Protectia Datelor), denumit in continuare „Regulamentul”.

1. FACILITY ACCOUNT, in calitate de Operator, poate colecta Datele cu Caracter Personal, asa cum sunt specificate in fiecare caz de mai jos, fara a se limita la acestea, pentru:

Marketing

Scopul colectarii datelor cu caracter personal: trimiterea materialelor de marketing (newslettere, invitatii la evenimente etc.) pentru prezentarea companiei clientilor si potentialilor clienti ai FACILITY ACCOUNT

Temei juridic: consimtamant (articolul 6, paragraful 1, litera a) din Regulament) si interes legitim (articolul 6, paragraful 1, litera f) din Regulament) – in scopurile comerciale ale operatorului – prezentarea serviciilor oferite si a noilor servicii

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: prenume, nume, titlu, e-mail, functia, numar de telefon, interese (tari, domenii de business, tipul de materiale/comunicare), CV-uri, alte detalii pe care utilizatorul le include in caseta de mesaje disponibila

Destinatari: furnizorii de servicii IT si servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar in scopul mentenantei

Transfer catre o tara terta: N/A

Perioada de stocare: pe perioada consimtamantului persoanei vizate sau pe perioada relatiei contractuale (in cazul clientilor/partenerilor/furnizorilor)

Persoane vizate: persoanele de contact ale clientilor si potentialilor clienti ai FACILITY ACCOUNT, persoane interesate sa primeasca informatiile pe care cabinetul nostru le ofera (newslettere, invitatii la evenimente, materiale informative sau promotionale, oportunitati de cariera si de afaceri)

Categorii de prelucrare: colectare, inregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, aliniere sau combinare, restrictionare, stergere sau distrugere

Candidatii care aplica la un post in cadrul entitatii

Scop: pastrarea inregistrarilor candidatilor ai operatorului

Temei juridic: consimtamant (articolul 6, paragraful 1, litera a) din Regulament)

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date mentionate in CV si alte documente aditionale

Destinatari: furnizorii de servicii IT si servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar in scopul mentenantei

Transfer catre o tara terta: N/A

Perioada de stocare: pe o perioada de 2 ani

Persoane vizate: candidatii care aplica la un post in cadrul companiei

KYC (KnowYour Client)

Scop: indeplinirea obligatiilor Operatorului care rezulta din legislatia in domeniul prevenirii spalarii banilor si combaterii finantarii terorismului

Temei juridic: respectarea unei obligatii legale (articolul 6, paragraful 1, litera c) din regulament), in special Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare

Domeniul de aplicare a datelor cu caracter personal: numele, prenumele, CNP, data nasterii, domiciliu, eventuala resedinta temporara, cetatenia, eventuale date suplimentare cu caracter personal solicitate in conformitate cu reglementarile speciale mentionate mai sus

Destinatari: autoritatile de aplicare a legii (ONPCSB, BNR, ANAF), furnizorii de servicii IT, serviciile administrative interne ale Operatorului

Transferul catre o tara terta: N/A

Perioada de stocare: in timpul relatiei contractuale si la 5 ani de la incetarea acesteia

Persoanele vizate: organele statutare (asociati, administratori), mandatari, persoanele de contact, beneficiarii reali ai clientilor operatorului

Documentatia contractuala (Contracte cu furnizori si clienti si Contracte individuale de munca)

Scop: administrarea probelor in cazul unui eventual diferend cu persoanele fizice cu care a fost incheiat un contract, persoane de contact in cazul contractelor cu persoane juridice si persoane fizice carora le-a fost acordata procura

Temei legal: contract (articolul 6, paragraful 1, litera b) din regulament), interes legitim (articolul 6, paragraful 1, litera f) al regulamentului), prelucrarea datelor de contact ale angajatului clientului in scopul comunicarii

Domeniul de aplicare a datelor cu caracter personal: nume, prenume, loc de munca, domiciliu, resedinta, numarul de telefon si e-mail, data nasterii, tipul si numarul cartii de identitate, contul bancar, semnatura, CNP

Destinatari: autoritati fiscale, instante, alte autoritati relevante, banci, furnizori de servicii IT, servicii administrative interne ale Operatorului

Transferul cate o tara terta: N/A

Perioada de stocare: in timpul relatiei contractuale si la 11 ani de la incetarea acesteia

Persoanele vizate: angajatii operatorului, persoanele fizice cu care a fost incheiat un contract sau carora le-a fost acordata imputernicirea, persoanele de contact ale clientului

E-mail

Scop: pastrarea inregistrarilor destinatarilor si expeditorilor de corespondenta

Temei legal: interes legitim (articolul 6, paragraful 1, litera f) al regulamentului) – sa fie informat cu privire la data trimiterii si primirii e-mail-ului, inclusiv expeditorul si destinatarul, pentru a proteja drepturile si interesele Operatorului

Domeniul de aplicare a datelor cu caracter personal: functie, nume, prenume, semnatura, adresa, e-mail

Destinatari: furnizori de servicii IT, servicii administrative interne din cadrul Operatorului

Transferul catre o tara terta: N/A

Perioada de depozitare: 5 ani dupa primirea/transmiterea respectivei corespondente

Persoanele vizate: persoane fizice – expeditori si destinatari de email-uri

  3.2.    FACILITY ACCOUNT, in calitate de Persoana Imputernicita, va prelucra Datele cu Caracter Personal in domeniul furnizarii serviciilor pe baza de contract sau orice alt document juridic:

Servicii de salarizare si resurse umane

Scopul colectarii datelor cu caracter personal: furnizarea serviciilor pentru indeplinirea obligatiilor de angajator referitoare la relatia de angajare sau relatii de munca similare

Temei juridic: respectarea unei obligatii legale a operatorului (art. 6 paragraful 1 litera c) din Regulament) pe baza legislatiei locale si executarea contractului (art. 6 paragraful 1 litera b din Regulament)

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date personale necesare in baza reglementarilor legale speciale prevazute in legislatia locala

Destinatari: entitati de asigurari sociale,entitati de asigurari de sanatate, autoritati fiscale, entitati de asigurari de pensii private, inspectorat de munca, agentii de ocupare a fortei de munca, instante, organe penale, executor judecatoresc, furnizori de software pentru salarii, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar in scopul mentenantei

Transfer catre o tara terta: N/A

Perioada de stocare: pe perioada relatiei contractuale cu operatorul si, ulterior, timp de 11 ani

Persoane vizate: angajati ai operatorului, soti/sotii ai angajatelor/angajatilor, copii aflati in intretinerea angajatilor, parinti ai copiilor aflati in intretinerea angajatilor, rudea propiate, fosti angajati

Categorii de prelucrare: colectare, inregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, diseminare sau punere la dispozitie in orice alt mod, aliniere sau combinare, restrictionare, stergere sau distrugere

Servicii de contabilitate

Scopul colectarii datelor cu caracter personal: tinerea contabilitatii operatorului conform legislatiei locale

Temei juridic: respectarea unei obligatii legale a operatorului (art. 6 paragraful 1 litera c) din Regulament) in baza legislatiei locale

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date personale necesare in baza reglementarilor legale speciale prevazute in legislatia locala

Destinatari: entitati de asigurari sociale, entitati de asigurari de sanatate, autoritati fiscale, furnizori de software contabil, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar in scopul mentenantei

Transfer catre o tara terta: N/A

Perioada de stocare: pe perioada relatiei contractuale cu operatorul si, ulterior, timp de 11 ani

Persoane vizate: angajati, organisme statutare si asociatia operatorului

Categorii de prelucrare: colectare, inregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, diseminare sau punere la dispozitie in orice alt mod, aliniere sau combinare, restrictionare, stergere sau distrugere

Servicii fiscale

Scopul colectarii datelor cu caracter personal: furnizarea de servicii de consultanta fiscala conform legislatiei locale

Temei juridic: respectarea unei obligatii legale a operatorului (art. 6 paragraful 1 litera c) din Regulament) in baza legislatiei locale

Aria de aplicare a datelor cu caracter personal: date personale necesare in baza reglementarilor legale speciale prevazute in legislatia locala

Destinatari: entitati de asigurari sociale, entitati de asigurari de sanatate, autoritati fiscale, furnizori de software contabil, furnizori de servicii IT, furnizori de servicii administrative la sediul FACILITY ACCOUNT doar in scopul mentenantei

Transfer catre o tara terta: N/A

Perioada de stocare: pe perioada relatiei contractuale cu operatorul si, ulterior, timp de 11 ani

Persoane vizate: angajati, organisme statutare si asociati ai operatorului

Categorii de prelucrare: colectare, inregistrare, organizare, structurare, stocare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, diseminare sau punere la dispozitie in orice alt mod, aliniere sau combinare, restrictionare, stergere sau distrugere

4. Securitatea datelor dumneavoastră

Lucrăm din greu pentru a proteja clienții noștri, alte persoane ale căror date le prelucrăm şi pe noi înşine de accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale datelor pe care le prelucrăm.

În special, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:

Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.

Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.

Back-up-uri. Lucrăm din greu pentru a proteja sistemele noastre de acces sau modificarea neautorizată sau accidentală ale datelor dumneavoastră și de alte posibile amenințări la adresa securității acestora. Realizăm arhive (back-up-uri) lunare, pe care le păstrăm pentru minimum șase (6) luni.

Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmaţi exactitatea si/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm.

Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseusoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.

Controlul furnizorilor noştri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm; această protecţie merge cel puţin până la minimul impus de legislaţie.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, SC FACILITY ACCOUNT SRL nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

5. Drepturile dumneavoastră

Persoana Vizata va avea urmatoarele drepturi in legatura cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

Dreptul de a fi informat(art. 12-13). Aveţi dreptul de a fi informat cu privire la categoriile de date colectate, scop, destinatar, transfer.

Dreptul de acces la date(art. 15). Aveţi dreptul de a obţine accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora.

Dreptul la rectificarea datelor(art. 16). Aveţi dreptul de a obţine rectificarea inexactităţilor datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)(art. 17). Aveţi dreptul de a obţine de la noi ştergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm atunci cand prelucrarea numai este justificata sau cand persoana vizata si-a restrans consimtamantul.

Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor(art. 18). Aveţi dreptul de a restricţiona prelucrarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul de a obiecta. Aveţi dreptul de a face obiectii sau de a de a va opune anumitor tipuri de prelucrari a datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Dreptul la portabilitatea datelor. Aveţi dreptul de a obţine transferul către un alt operator al datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la retragerea consimţământului. În situaţiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveţi dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-aţi acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveţi dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral. GheorgheMagherunr. 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania

Telefon: +40.318.059.211 sau +40.318.059.212

E-mail:anspdcp@dataprotection.ro

Fara a va afecta dreptul dvs de a contacta in orice moment autoritatea de supraveghere, va rugam sa ne contactati in prealabil, si va promitem ca vom depune toate eforturile necesare pentru a rezolva orice problema pe cale amiabila.

Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când vă prelucrăm datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din această notă de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrării datelor dumneavoastră de către noi, vă rugăm să folosiţi oricând datele noastre de contact.

Întreaga noastră echipă va depune toate eforturile rezonabile pentru a ne asigura că vă răspundem cât mai rapid şi complet.

Durata de raspuns:

Ne propunem sa raspundem la orice solicitari valide in termen de maximum o luna. In cazul in care se dovedeste ca acest lucru este foarte complicat sau daca ati facut mai multe solicitari, urmeaza sa raspundem in termen de maximum doua luni si va vom anunta timpul de care dispunem pentru a va raspunde solicitarilor.

Datele noastre de contact

Număr de telefon: 0745 82 39 60 (disponibil între orele 09:00 și 17:00 luni – vineri)

Adresă de email:  contact@iconta24.com